Afin de soutenir notre croissance et celle de notre équipe, nous recherchons un.e Management & Office Assistant (mi-temps):

  • Vous êtes curieux.se, proactif.ve de nature et avez le sens des responsabilités ?
  • Vous avez de bonnes connaissances en comptabilité clients/fournisseurs ?
  • Vous avez de très bonnes connaissances en Français et en Néerlandais ?
  • Vous êtes un.e vrai.e teamplayer, toujours prêt.e à apporter votre aide à vos collègues ?
  • Esprit d’équipe, satisfaction clients, excellence et efficacité… ça vous parle ?

Alors postulez !Votre #DreamJob est à portée de main…

En tant que Management & Office Assistant, vous apportez votre aide aux membres du Management team dans diverses activités. Vous contribuez au maintien d’un cadre de travail agréable pour vos collègues et à la bonne tenue des bureaux d’Universem. Vous soutenez la comptabilité clients et fournisseurs d’Universem, vous assurant de la fluidité et efficacité de celle-ci, contribuant ainsi à la satisfaction des clients et au bon fonctionnement de Universem.

Votre contribution au sein d’Universem

En tant que Management & Office Assistant, votre rôle sera de:

Accounting

  • Soutenir la comptabilité clients et fournisseurs en collaboration avec l’Operations Director & le département projets.
  • Emettre les factures clients en début, en cours et en fin de mois.
  • Suivre les retards et rappels de paiements (relances, appels aux clients, etc.)
  • Être le SPOC des clients en cas de questions relatives à la facturation, gérer et apporter un suivi par rapport à celles-ci.
  • Traiter et vérifier l’ensemble des factures fournisseurs entrantes.
  • Inscrire celles-ci dans le logiciel comptable et procéder à leur paiement.
  • Relever et vérifier les dépenses bancaires/AMEX, et vous assurer de leur exactitude.
  • Assister la gestion de diverses démarches administratives relatives à la facturation.

Management support

  • Soutenir en collaboration avec l’Operations Director les membres du Management dans leurs activités.
  • Les responsabilités relatives à cette partie de la fonction sont diverses et variées et ce, afin de contribuer au développement et au bon fonctionnement d’Universem.

Office Management

  • Gérer l’accueil dans sa globalité : gestion du courrier, gestions des appels, accueil des visiteurs, préparation des salles, …
  • Contribuer au maintien d’un cadre de travail agréable pour vos collègues.
  • S’assurer que les deux bureaux (Gembloux et Bruxelles) aient ce dont ils ont besoin en terme de fournitures de bureau.
  • Passer les commandes et suivre les livraisons: café / thé, boissons, matériel de bureau, livres, matériel électronique, cartouches d’encre, papier, …
  • Gérer les contacts avec les fournisseurs: fontaine à eau, société de nettoyage, etc.
  • Soutenir et coordonner le cas échéant l’organisation d’évènements internes (repas d’équipe, team buildings, cadeaux de St Nicolas, …).

Ce que nous cherchons

  • Vous êtes curieux.se, proactif.ve de nature, savez prendre des responsabilités et faites preuve de discrétion quand nécessaire.
  • Vous avez de très bonnes connaissances en Français et en Néerlandais (écrit/oral). Vous avez un bon niveau de compréhension en Anglais.
  • Vous disposez d’un diplôme ou équivalent en Office management, Secrétariat de Direction, Aide-comptable, … , ou tout autre domaine lié.
  • Vous avez de bonnes connaissances en comptabilité clients/fournisseurs. Toute connaissance supplémentaire dans le domaine est bienvenue.
  • Vous êtes un.e vrai.e teamplayer, toujours prêt.e à apporter spontanément votre aide à vos collègues.
  • Vous êtes orienté.e clients et avez d’excellentes compétences organisationnelles.
  • Vous êtes consciencieux.se et faites preuve de rigueur dans votre travail.
  • Vous êtes prêt.e à assurer une présence fréquente dans nos bureaux de Bruxelles (2x par mois)
  • Une expérience en tant qu’Aide comptable, Secrétaire de direction, Office Assistant, … , ou toute autre fonction liée est un réel atout.

Ce que nous offrons

  • Une ambiance de travail au top au sein de nos bureaux de Gembloux et de Bruxelles, où l’esprit d’équipe est une valeur fondamentale.
  • L’opportunité de rejoindre et de vous investir auprès d’une entreprise à taille humaine dans un secteur en pleine expansion.
  • Des collègues passionnés valorisant le partage des connaissances.
  • Des mesures de flexibilité (télétravail, flexibilité horaire, …), allant dans le sens d’un bon équilibre vie privée/vie professionnelle.
  • Une fonction à temps partiel variée et stimulante avec des responsabilités.
  • Un salaire basé sur vos compétences et expérience professionnelle, comprenant des avantages extra-légaux tels qu’un abonnement de téléphone, un GSM, des chèques-repas, …
  • Des fruits frais chaque semaine et une machine à café au top ! ?
  • Date de début: à discuter
  • Type de contrat: CDI / Mi-temps (19h30)

Envie de nous rejoindre ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation à Nicolas Fonseca, Talent Manager, en cliquant sur le lien « postuler » ou par e-mail via mydreamjob@universem.com

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